نقش مدیران ارشد در جامعه پذیری
مراحل جامعه پذیری را توضیح دهید.
نقش مدیران ارشد در جامعه پذیری پیست؟
٢ پاسخ
پیکره اصلی هر سازمان را نیروی انسانی تشکیل می دهد، سازمان ها و شرکت ها برای ادامه حیات خود مجبور به جذب و استخدام افراد جدید هستند. نگرش ها و عملکرد افراد جدید باید با هنجارها، ارزش ها و فرهنگ سازمانی مطابقت داشته باشد. این تطابق از طریق فرآیند جامعه پذیری سازمانی، توسط سرپرست مستقیم در سازمان های کوچک و یا توسط واحد مدیریت منابع انسانی در سازمان های متوسط و بزرگ، صورت می گیرد. جامعه پذیری سازمانی فقط مختص افراد تازه وارد به سازمان نیست و همه ی کارکنان را شامل می شود و در طول دوره خدمت آنها بایستی پیوسته به اجراء درآید.
جامعه پذیری موفق می‌تواند نرخ ماندگاری کارکنان را تا ۸۲ درصد افزایش دهد.
همچنین یافته‌های bamboohr نشان می‌دهد که کارمندانی که تجربه جامعه پذیری مثبتی دارند، ۱۸ برابر بیشتر نسبت به کارفرمای خود متعهد هستند.
مراحل جامعه پذیری کارکنان
وقتی همکار جدید استخدام می‌شود به منظور فرایند جامعه پذیری باید سه مرحله اساسی زیر طی شود.
اول: معارفه کارکنان جدید به تیم و سازمان
وقتی کارکنان تازه استخدام طی برنامه‌ای خوشایند و خاطره انگیز به سایر همکاران معرفی می‌شوند و از همان ساعات اولیه کار، ابزار و امکانات مورد نیاز را در اختیار دارند و خود را با یک برنامه جالب، جذاب، کامل و آموزش‌های مفید بدو خدمت روبرو می‌بینند، از سازمان جدیدشان تصویری مثبت می‌سازند که تا مدت زیادی به آنها انگیزه و انرژی می‌دهد. برنامه معارفه ممکن است به صورت رسمی و یا غیر رسمی برگزار شود.
دوم: ارائه اطلاعات و آموزش‌های مورد نیاز کارمند جدید
محتوای برنامه آموزشی بدو استخدام می‌تواند متنوع و متفاوت باشد اما حداقل باید شامل آشنایی با سازمان، مدیران ارشد، همکاران، ساختار سازمانی، واحدها و بخش‌های مختلف و بازدید از آنها، آیین نامه‌ها و قوانین و مقررات، خدمات رفاهی، شرح وظایف و عوامل کلیدی موفقیت در شغل باشد.
یکی از بهترین روش‌ها برای آموزش‌های بدو خدمت منتورینگ است که در سازمان‌های برتر جهان هم طی هفته‌ها و ماه‌های اول استخدام کارکنان جدید برای افزایش احتمال موفقیت این کارکنان به کار گرفته می‌شود.
به این منظور می‌بایست برای هر یک از افراد جدید پیوسته به سازمان یک منتور تعریف شود و بین منتور و منتی یک قرارداد منتورینگ تنظیم شود، نمونه این قرارداد را که می‌توانید در ابتدای دوره جامعه پذیری کارکنان تنظیم نمایید در ادامه مشاهده می‌فرمایید.
در این قرارداد بین آن چه که منتی می‌بایست طی فرایند منتورینگ کسب نماید بین منتور و منتی توافق می‌شود، منتور اطلاعات لازم را در اختیار او قرار می‌دهد، نگرانی‌های او را درک می‌کند و در مسیر توسعه و بدست آوردن مهارت‌های جدید او را حمایت می‌کند.
منتورینگ یکی از شیوه‌های بسیار موثر برای طی کردن موفق فرایند جامعه پذیری کارکنان است که به صورت یک فرایند جدی و موثر در شرکت‌های موفق جهان استفاده می‌شود، در این سازمان‌ها منتورها از میان کارکنان شایسته‌ای که دارای ویژگی‌هایی خاص(مثل علاقمند به یادگیری و یاددادن، صادق و قابل اعتماد، ارتباطات قوی، مهارت‌های آموزش دادن و…) هستند انتخاب و بعد از آموزش‌های لازم آنها را به کارکنان جدید معرفی می‌کنند و همینطور بابت حسن عملکرد به آنها پاداش می‌دهند.
برای اطلاع بیشتر در خصوص منتورینگ این مقاله را هم مطالعه فرمایید: آموزش از طریق منتورینگ
سوم: ارزیابی فرایند جامعه پذیری کارکنان
آیا دوره جامعه پذیری نیاز به ارزیابی نهایی دارد یا خیر؟ منتور یکی از منابعی است که می‌تواند در پایان دوره جدید به ارزیابی عملکرد و رفتار کارمند جدید “بر اساس آن چه که در قرارداد منتورینک مورد توافق قرار گرفته بود”، پرداخته و به طرفین کمک کند تصمیم درستی در مورد کم و کیف ادامه همکاری با یکدیگر بگیرند.
طراحی یک فرایند جامعه پذیری اثربخش باعث می‌شود کارمند جدید زودتر و عمیق‌تر به سازمان پیوسته، از سطح اضطراب و ناراحتی‌ش کاسته شود، اهداف، فرهنگ، ارزش‌ها و هنجارهای سازمان را پذیرفته و با سازمان همدل‌تر و هم‌نواتر شود.
دستورالعمل جامعه‌پذیری کارکنان
در ادامه، یک دستورالعمل نمونه برای جامعه‌پذیری کارکنان (employee onboarding) ارائه شده است.
مرحله ۱: آماده‌سازی فرایند جامعه‌پذیری
- تشکیل تیم جامعه‌پذیری و انتخاب مسئول برگزاری جلسات جامعه‌پذیری.
- آموزش مدیران در خصوص جامعه‌پذیری
- تعیین برنامه زمانبندی و آماده‌سازی محتوای برنامه جامعه‌پذیری مثل آموزش‌های روز اول
- تهیه فرم‌ها و مستندات مرتبط با اطلاعات مورد نیاز کارمند جدید و مسائل مرتبط با استخدام مثل قراردادهای کاری و…
مرحله ۲: پیش از ورود کارمند جدید
- ارسال یک پیام خوش‌آمدگویی به کارکنان جدید از طریق ایمیل
- ارسال ایمیل اطلاعات مورد نیاز در مورد سازمان مثل ساعت کاری، جای پارک و …
- اطمینان از آماده‌سازی محل کار کارمند جدید، ابزارها و فضاهای مورد نیاز.
مرحله ۳: ورود کارمند جدید
- برگزاری جلسه خوش‌آمدگویی به کارمند جدید
- معرفی مدیران ارشد و همکاران مهم به کارمند جدید
- توضیح درباره فرهنگ سازمانی و ارزش‌های آن.
- ارائه آموزش‌های مورد نیاز برای اجرای وظایف.
- آشنایی با سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مورد استفاده.
- سخنرانی مدیرعامل در مورد رویکردها، اهداف و انتظارات از کارکنان.
مرحله ۴: فرآیند انتقال دانش
- برگزاری جلسات گروهی برای آشنایی با اعضای تیم و همکاری‌های گروهی.
- برگزاری جلسات آموزشی تخصصی برای افزایش دانش فنی.
مرحله ۵: مدیریت عملکرد همکار جدید
- ایجاد یک سیستم پشتیبانی برای پاسخ به سوالات و مشکلات کارکنان جدید.
- برگزاری جلسه ارزیابی عملکرد برای بررسی عملکرد کارمند جدید در طول سه ماهه اول.
- ارائه بازخورد به کارمند جدید در مورد عملکرد و پیشرفت‌هایش و ارائه پیشنهادات برای بهبود عملکرد در آینده.
- تنظیم هدف و اولویت‌های جدید برای دوره زمانی بعدی.
مرحله ۶: ارزیابی و بهبود
- انجام نظرسنجی از کارکنان جدید برای ارزیابی تجربه‌ی جامعه‌پذیری.
- تجزیه و تحلیل نتایج نظرسنجی و اقدام به بهبودهای لازم در فرآیند جامعه‌پذیری.
این دستورالعمل به عنوان یک راهنمای کلی برای سازمان‌ها در اجرای فرآیند جامعه‌پذیری مطرح شده است. برای تنظیم و تطابق این دستورالعمل با نیازهای خاص سازمان، ممکن است نیاز به تعدیل و تغییرات متناسب با شرایط موجود باشد.
* باز نشر از سایت: 👇
مراحل جامعه پذیری سازمانی
جامعه‌پذیری یک فرآیند تدریجی است که معمولاً در سه مرحله اصلی صورت می‌گیرد:
۱. مرحله پیش از ورود (Pre-arrival)
این مرحله قبل از پیوستن رسمی فرد به سازمان آغاز می‌شود. در این فاز، فرد جدید مجموعه‌ای از ارزش‌ها، نگرش‌ها و انتظارات را در مورد شغل و سازمان با خود به همراه دارد. این تصورات از طریق فرآیند استخدام، وب‌سایت شرکت، شبکه‌های اجتماعی و تجربیات قبلی شکل گرفته است.
۲. مرحله رویارویی (Encounter)
این مرحله با ورود کارمند به سازمان شروع می‌شود. در اینجاست که فرد با واقعیت‌های محیط کار، همکاران، مدیر مستقیم و وظایف شغلی خود روبرو می‌شود. این مرحله یک "آزمون واقعیت" است.
۳. مرحله دگردیسی و تثبیت (Metamorphosis)
این مرحله، مرحله نهایی و هدف فرآیند جامعه‌پذیری است. در این فاز، کارمند جدید با موفقیت خود را با سازمان تطبیق داده و تغییرات لازم را در نگرش و رفتار خود ایجاد کرده است. او دیگر احساس نمی‌کند یک "تازه‌وارد" است، بلکه خود را بخشی از تیم می‌داند.
نقش مدیران ارشد در جامعه پذیری
مدیران ارشد نقشی حیاتی و استراتژیک در موفقیت فرآیند جامعه‌پذیری دارند. اگرچه آنها ممکن است مستقیماً درگیر تمام جزئیات نباشند، اما تأثیر آنها از بالا به پایین، کل فرآیند را شکل می‌دهد.
۱. معماران و نگهبانان فرهنگ سازمانی
مدیران ارشد، تعیین‌کننده و مروج اصلی فرهنگ سازمان هستند. ارزش‌ها، چشم‌انداز و اصولی که آنها تعریف و زندگی می‌کنند، مبنای جامعه‌پذیری کارکنان جدید است. آنها باید اطمینان حاصل کنند که این فرهنگ به طور واضح به تازه‌واردان منتقل می‌شود.
۲. ایجاد همسویی استراتژیک
یک فرآیند جامعه‌پذیری موفق، فرآیندی است که با اهداف کلان کسب‌وکار همسو باشد. مدیران ارشد مسئولیت دارند تا اطمینان حاصل کنند که برنامه‌های جامعه‌پذیری، کارمندانی را پرورش می‌دهد که نه تنها با فرهنگ سازمان سازگارند، بلکه در راستای تحقق اهداف استراتژیک آن حرکت می‌کنند.
۳. تخصیص منابع و حمایت
برنامه‌های جامعه‌پذیری مؤثر نیازمند سرمایه‌گذاری (زمان، بودجه و نیروی انسانی) است. مدیران ارشد با حمایت و تخصیص منابع لازم، اهمیت این فرآیند را در کل سازمان نشان می‌دهند و به مدیران میانی و واحد منابع انسانی قدرت اجرایی می‌بخشند.
۴. الگو بودن (Role Modeling)
رفتار، تصمیمات و نحوه تعامل مدیران ارشد با دیگران، یک الگوی قدرتمند برای همه کارکنان، به ویژه تازه‌واردان، است. وقتی کارمند جدید می‌بیند که مدیران ارشد به ارزش‌های اعلام شده پایبند هستند، فرآیند پذیرش و درونی‌سازی آن ارزش‌ها برایش آسان‌تر می‌شود.
۵. تعامل و ایجاد حس تعلق
حضور و تعامل مدیران ارشد با کارکنان جدید، حتی در قالب یک جلسه خوشامدگویی کوتاه یا یک ایمیل شخصی، می‌تواند تأثیر بسیار مثبتی داشته باشد. این کار به کارمند جدید احساس ارزشمندی و تعلق می‌دهد و نشان می‌دهد که رهبران سازمان برای او اهمیت قائل هستند.
به طور خلاصه، مدیران ارشد با شکل‌دهی به فرهنگ، تعیین مسیر استراتژیک و حمایت فعالانه، زمینه‌ای را فراهم می‌کنند که در آن فرآیند جامعه‌پذیری بتواند به طور مؤثر اجرا شود. سازمان‌هایی که به دنبال بهینه‌سازی این فرآیندها و ایجاد یک تجربه ماندگار برای کارکنان جدید خود هستند، می‌توانند از تخصص مراکز حرفه‌ای مانند مرکز مشاوره مدیریت سوی تعالی بهره‌مند شوند تا به طور علمی و ساختاریافته، جامعه‌پذیری را به یکی از نقاط قوت کلیدی کسب‌وکار خود تبدیل کنند.
پاسخ شما
