بهینه‌سازی بر اساس قانون 80/20

قانون 80/20 که به قانون پارتو معروف است، می‌گوید که 80 درصد نتایج معمولاً از 20 درصد تلاش‌ها، منابع یا ورودی‌ها به دست می‌آید. این اصل به مدیران کمک می‌کند تا تمرکز خود را بر روی بخش‌هایی از منابع و فعالیت‌ها بگذارند که بیشترین تاثیر را دارند. برای بهینه‌سازی منابع سازمان بر اساس قانون 80/20 و دستیابی به بیشترین بازدهی، مدیران می‌توانند مراحل زیر را دنبال کنند:

1. شناسایی 20 درصد منابع مؤثر

مدیران باید منابع کلیدی را که بیشترین بازدهی را دارند، شناسایی کنند. این می‌تواند شامل افراد با عملکرد بالا، مشتریان کلیدی، محصولات یا خدمات پرفروش و پروژه‌های استراتژیک باشد.

مثال: شناسایی 20 درصد مشتریانی که 80 درصد درآمد سازمان را به خود اختصاص داده‌اند.

2. تحلیل فعالیت‌ها و فرآیندها

بررسی فعالیت‌های سازمانی و شناسایی آنهایی که بیشترین تاثیر را در تولید نتایج دارند، ضروری است. به طور مثال، برخی از فرآیندها ممکن است هزینه‌های بیشتری را ایجاد کنند یا زمان بیشتری بگیرند، اما تاثیر کمی در نتیجه دارند.

مثال: شناسایی 20 درصد فرآیندهایی که 80 درصد هزینه‌ها یا تاخیرهای غیرضروری را به خود اختصاص می‌دهند.

3. تمرکز منابع بر بخش‌های مؤثر

پس از شناسایی منابع و فعالیت‌های کلیدی، مدیران باید تمرکز بیشتری بر روی این بخش‌ها بگذارند تا از آن منابع به نحو مؤثرتری استفاده کنند.

مثال: تخصیص منابع مالی، نیروی انسانی یا زمان بیشتر به پروژه‌ها یا بخش‌هایی که بازدهی بیشتری دارند.

4. بهینه‌سازی و حذف منابع کم‌اثر

بر اساس قانون 80/20، بخشی از منابع ممکن است نسبت به دیگر منابع اثر کمتری داشته باشند. مدیران باید اقدام به کاهش یا حذف این منابع یا فعالیت‌ها کنند و از اتلاف زمان و هزینه جلوگیری نمایند.

مثال: قطع کردن یا بهینه‌سازی بخش‌هایی از تولید که کمترین سود را دارند.

5. ارزیابی و بازنگری مستمر

مدیران باید به طور مستمر نتایج را بررسی کرده و مطابق با تغییرات بازار یا سازمان، منابع را به‌روزرسانی کنند. این فرایند می‌تواند شامل بررسی عملکرد منابع و تصمیم‌گیری مجدد بر اساس داده‌ها و نتایج جدید باشد.

مثال: پس از تغییر در نیازهای مشتریان، ارزیابی مجدد از اینکه کدام بخش‌ها بیشترین سود را می‌دهند و تغییر تخصیص منابع به آن‌ها.

6. نوآوری و بهبود مستمر

ایجاد فرآیندهای نوآورانه که بر روی 20 درصد منابع یا تلاش‌ها متمرکز می‌شود، می‌تواند به سازمان کمک کند تا در طول زمان بهره‌وری بیشتری داشته باشد.

مثال: استفاده از تکنولوژی‌های جدید یا فرآیندهای بهبود مستمر برای افزایش بهره‌وری بخش‌های کلیدی.

نتیجه‌گیری

مدیران با استفاده از قانون 80/20 می‌توانند منابع سازمان را به گونه‌ای تخصیص دهند که بیشترین بازدهی را داشته باشند. این فرآیند شامل شناسایی بخش‌های کلیدی، تمرکز بر روی منابع مؤثر، و حذف یا بهینه‌سازی منابع کم‌اثر است. هدف این است که توجه سازمان بر روی بخش‌هایی متمرکز شود که بیشترین تاثیر را در موفقیت سازمان دارند.