چطور فضایی امن برای تبادل نظر و انتقاد در تیم ایجاد کنیم ؟

مهارت‌های ضروری برای مدیریت تیم که باعث فضایی امن در تعاملات می‌شود:

در ادامه به معرفی ۱۳ مهارت ضروری برای مدیریت تیم می‌پردازیم:

۱- برقراری ارتباط موثر

یک مدیر برای هدایت موثر یک تیم باید بتواند تمام اطلاعاتی را که آنها نیاز دارند به صورت شفاف، مستقیم، بدون ایهام، سریع و در زمان مناسب در اختیار آنها قرار دهد. آگاه نگه داشتن اعضای تیم باعث می‌شود تا هر یک از آنها بدانند که چه کسی باید در چه زمانی چه کاری را انجام دهد. به علاوه بسیاری از کارکنان سازمان بخش زیادی از زمان خود را صرف امور فرعی مربوط به کار مانند جستجوی اطلاعات، دریافت تایید برای کارها، به روز رسانی‌های وضعیت کارها و امثال اینها می‌کنند.

برای حل هر ۲ این مشکل نیاز است که مدیران ارتباط موثری را با اعضای تیم خود برقرار کنند و تمامی اطلاعات مورد نیاز آنها را به سرعت برایشان فراهم کنند. راهکار آن نیز استفاده از ابزارهایی است که بتواند یک منبع ثابت برای به اشتراک گذاری اطلاعات ایجاد کند. به عنوان نمونه، مدیران باید به طور شفاف برای اعضای تیم مشخص کنند که چگونه و از کجا می‌‎توانند با سرعت بیشتری به اطلاعات لازم برای انجام وظایف خود دسترسی پیدا کنند.

۲- توانایی تیم‌سازی

سازمان‌های مدرن حول محور تیم‌ها ساخته می‌شوند و به همین موفقیت و رشد آنها تا حدود زیادی وابسته با تیم‌های آنهاست. این تیم ها نیز از اعضای مختلفی تشکیل شده اند که هر کدام ارزش‌ها، باورها، استعدادها و دیدگاه‌های منحصربه‌فرد خود را به همراه دارند. اما مشکل اینحاست که جمع‌آوری این افراد در کنار یکدیگر برای ساختن یک تیم قوی کار آسانی نیست. تیم‌سازی مهارتی است که به آموزش، تمرین، تلاش و سخت کوشی نیاز دارد. مدیران باید بتوانند با شناخت استعدادها و نقاط قوت افراد مختلف، آنها را برای تحقق یک هدف مشترک در کنار هم جمع کنند.

همچنین، مدیران باید بتوانند که میان اعضای این تیم، روحیه همکاری را تقویت کنند، زیرا تیم‌ها به طور پیش فرض لزوماً با هم همکاری ندارند. بدون همکاری، یک تیم عملاً کارایی نخواهد داشت. بهترین راه برای ایجاد روحیه همکاری در میان اعضای تیم نیز تشویق آنهاست. برای اینکار مدیران می‌توانند با تشویق کارکنان برای ارائه نظراتشان، به آنها بیاموزند که اختلاف نظر اغلب نشانه مشارکت است، زیرا به این معنی است که اعضای تیم مایلند نظر خود را بیان کنند.

۳- رهبری با الگو بودن

اعمال و رفتار مدیران، تأثیر زیادی بر اعضای تیم آنها دارد. به همین دلیل، مدیر موفق کسی است که می‌تواند با رفتار و اعمال خود، الگویی برای سایر کارکنان باشد. چنین مدیری باید از کارهای اعضای تیم خود اطلاع داشته باشد، در موارد ضروری به جزئیات کارهای آنها وارد شود و در مقابل بازخوردهای آنها انعطاف‌پذیر باشد. شما همچنین باید بتوانید به اعضای تیم خود نشان دهید که به آنها اعتماد دارید. خلاصه کلام اینکه باید رهبری باشید که تیم شما به داشتن آن ببالد. رفتارهای دیگری هم برای الگو شدن لازم است. برخی از آنها عبارتند از:

• دادن فرصت به اعضای تیم برای مشارکت در فرآیندهای تصمیم‌گیری تیمی.
• کمک به اعضای تیم برای توسعه مهارت‌ها و مشارکت در پروژه‎‌هایی که به آنها علاقه‌مند هستند.
• شفاف‌سازی انتظاراتی که از اعضای تیم خود دارید (مثلاً در مورد مدیریت زمان و حضور و غیاب) و عمل کردن به آن انتظارات.
• الگوی برقراری ارتباط و همکاری میان اعضای تیم را در رفتار خود نشان دهید.

۴- تعیین ارزش‌های گروه

هنجارها و ارزش‌های گروهی، قواعدی آشکار یا گاهی ناگفته هستند که تعاملات کاری یک گروه بر مبنای آنها انجام می‌شود. هر تیمی چنین هنجارهایی را دارد، حتی اگر هرگز آنها را به صورت رسمی تعریف نکرده باشند. یک مدیر موفق، اجازه نمی‌دهد که هنجارهای گروه بدون نظارت شکل بگیرند. در غیر این صورت ممکن است جوی نامناسب در گروه ایجاد شود که در آن اعضای تیم برای ساده‌ترین کارها مانند بیان نظرات خود یا گرفتن مرخصی به مشکل برخورد کنند. در عوض، مدیر موفق کسی است که به طور هدفمند هنجارهای گروهی را برای شکل‌دهی به فرهنگ سازمانی تبیین می‌کند.

۵- ایجاد اعتماد در کارکنان

مهارت‌های مدیریت تیم چیزی فراتر از ایجاد انگیزه، رهبری و تیم‌سازی است و ایجاد اعتماد میان کارکنان برای ایجاد یک تیم موفق ضروری است. زیرا کارکنان مدیری می‌خواهند که بتوانند در مواقع بحران به او تکیه کنند. یک مدیر تیم خوب باید به کارکنان خود نشان دهد که به دنبال موفقیت آنهاست. بدون وجود چنین اعتمادی، احتمال کمی وجود دارد که اعضای تیم مشارکت و انگیزه بالایی برای کار داشته باشند. از سوی دیگر، وجود محیطی که در آن اعتماد، صداقت و شفافیت وجود دارد به رشد تیم و افزایش بهره وری آن کمک می‌کند.

۶- تقویت انگیزه کارکنان

ایجاد انگیزه در کارکنان یکی از مهارت‌های ابتدایی اما مهم برای مدیریت تیم است. برای این کار دو نوع انگیزه وجود دارد: درونی و بیرونی. انگیزه بیرونی بر پاداش‌ها یا مجازات‌های بیرونی متمرکز است، در حالی که انگیزه درونی بدون توجه به پاداش، بر رضایت درونی کارکنان متمرکز است. بخشی از توسعه مهارت‌های مدیریت تیم این است که یاد بگیرید چه زمانی از انگیزه درونی  چه زمانی از انگیزه بیرونی استفاده کنید. البته افزایش انگیزه درونی دشوارتر است، اما باعث تقویت عملکرد کارکنان برای حل مسئله و خلاقیت می‌شود. بنابراین مدیران باید بتوانند به گونه ای در اعضای تیم ایجاد انگیزه کنند که آنها در مورد کار خود مشتاق باشند و احساس کنند که تلاش‌های آنها مورد توجه قرار می‌گیرد.

۷- همسو کردن کارها با اهداف سازمان

تیم‌ها زمانی بهترین عملکرد را خواهند داشت که بدانند چرا کارشان اهمیت دارد. متاسفانه، بیشتر وقت‌ها کارکنان نمی‌دانند که هدف اصلی انجام یک کار چیست و در جریان ارتباط آن با اهداف بزرگ‌تر سازمان نیستند. یکی از مهارت‌های مهم یک مدیر تیم، این است که بتواند برای اعضای تیم مشخص کند که کار روزانه آنها چگونه با اهداف بزرگ‌تر سازمان ارتباط دارد. وقتی اعضای تیم درک کنند که چگونه کار آنها بر اهداف بزرگتر تیم یا شرکت تأثیر می‌گذارد، می‌توانند به طور مؤثرتری کارها را اولویت بندی کنند و آنها را به بهترین شکل ممکن انجام دهند. نرم افزارهای مدیریت کارها می‌توانند ابزار خوبی برای کمک به مدیران در این زمینه باشند.

۸- تفویض بهتر کارها

حتی بهترین مدیران هم نمی‌توانند تمامی کارها را خودشان انجام دهند و باید بتوانند کارها را به سایر اعضای تیم خود بسپارند. تفویض کارها به مدیران امکان می‌دهد تا توانایی‌های تیم خود را نیز تقویت کنند. به علاوه واگذاری کارها باعث می‌شود تا کارکنان بدانند که به آنها اعتماد دارید. البته برای تفویض کارها باید بتوانید برای هر کار، انتظارات خود را به طور روشن و دقیق تعیین کرده و افراد مناسب را برای انجام آنها انتخاب کنید.

۹- شناسایی و حل تعارضات تیمی

تعارضات بین اعضا، می‌تواند هر تیمی را نابود کند. اختلافات تیمی نه تنها می‌تواند ارتباط بین اعضای تیم را مختل کند، بلکه آنها را از کار برای رسیدن یک هدف مشترک بازمی‌دارد. شناسایی تضادها در زمان مناسب و انجام اقدامات لازم برای حل آنها، می‌تواند تیم‌ها و کسب و کار را از عواقب آن نجات دهد. به همین دلیل مهارت شناسایی و حل تعارضات تیمی، چیزی است که نمی‌توانید نادیده بگیرید. یک مدیر موفق باید بر حل و فصل تضادهای تیمی تأکید کند. در غیر این صورت، این تضادها  می‌تواند بر کسب و کار تأثیر منفی بگذارد و برای آن هزینه زیادی داشته باشد.

۱۰- پذیرش ایده‌های تیم

یک مدیر خوب می‌داند که برای تقویت روحیه تیم باید مشارکت آنها را تقویت کند. یکی از راه‌های افزایش مشارکت اعضای تیم این است که گاهی اوقات، به جای پافشاری بر نقشه‌ها و برنامه‌های خود، از ایده‌های اعضای تیم خود استفاده کرده و آنها را اجرا کنید. این کار باعث می‌شود تا اعضای تیم شما احساس کنند که کارشان ارزشمند است. بنابراین شما باید همیشه ایده‌های آنها را بشنوید و به آنها فرصت دهید تا خلاقیت خود را بیان کنند. مدیرانی که به نظر کارکنان خود اهمیت می‌دهد، فضایی را ایجاد می‌کند که در آن همه افراد می‌توانند آزادانه ایده‌های خود را مورد بحث قرار دهند.

۱۱- در دسترس بودن

یکی از ابتدایی‌ترین ویژگی‌هایی که از یک مدیر انتظار می‌رود این است که به کارکنان خود نزدیک باشد و برقراری ارتباط با وی آسان باشد. در دسترس بودن مدیران، کارکنان را تشویق می‌کند که با آنها تعامل داشته باشند و افکار خود را بدون هیچ مشکلی با آنها به اشتراک بگذارد. بنابراین ضروری است که یک مدیر تیم یاد بگیرد که برای کارکنان قابل دسترس‌تر باشد و شکاف بین خود و آنها خود را از بین ببرد.

۱۲- مدیریت موثر زمان

یکی از برجسته‌ترین مهارت‌های یک مدیر تیم، تعیین زمانبندی کارها برای سایر اعضای تیم است. یک مدیر تیم خوب، می‌داند که وظایف مهم اغلب تحت الشعاع وظایف فوری قرار می‌گیرند و انبوه کارهای مختلف ممکن است باعث به هم خوردن اولویت آنها شود. بنابراین، یک مدیر تیم خوب باید برای دستیابی به موفقیت بلندمدت، باید مدیریت زمان خود و تیم را در اولویت قرار دهد.

۱۳- توانایی ارائه و دریافت بازخورد

توانایی ارائه و دریافت بازخورد به طور موثر، یکی از مهارت‌های مهم برای مدیریت تیم است. این توانایی به مدیران کمک می‌کند تا به راحتی انتقادات سازنده را با تیم خود به اشتراک بگذارند و به رشد آنها و رسیدن به اهدافشان کمک کنند. از سوی دیگر، درخواست و دریافت بازخورد راهی عالی برای رشد یک مدیر تیم است. جلسات بازخورد بهتر است تا حد ممکن رو در رو (یا از طریق تماس ویدیویی) انجام شوند تا هرگونه سوءتفاهم احتمالی کاهش پیدا کند.نهادینه کردن فرآیند تبادل بازخورد در فرهنگ‌ سازمانی، به تلاش و مشارکت همه‌ی اعضای شرکت و به‌ویژه رهبر تیم بستگی دارد. 

بسیاری از شرکت‌های موفق، فرهنگ‌ سازمانی مشابهی دارند. در این شرکت‌ها کارمندان در مورد کارهایی که انجام می‌دهند (و کارهایی که انجام نمی‌دهند) صادق‌اند، حاضرند ایده‌ها و عقاید جدید را بپذیرند و در برابر تغییرات، مقاومت و مخالفتی نشان نمی‌دهند.

به‌عنوان‌ مثال شرکت Funding Circle یکی از پنج ارزش اصلی خود را «پذیرش نظرات دیگران» اعلام کرده و موفق شده است یک فرهنگ غنی از تبادل بازخورد میان کلیه‌ی عوامل شرکت خلق کند.

بازخورد یکی از اصول مهم سازمانی است؛ زیرا به کارمندان کمک می‌کند عملکردشان را بهبود دهند. همچنین به رهبران کسب‌وکار کمک می‌کند اطلاعات مورد نیاز را برای ساخت یک سازمان خوب به دست آورند. بدون پروسه‌ی بازخورد، هم پیشرفت کارکنان با مشکل مواجه می‌شود و هم سازمان‌ها نمی‌توانند مسیر درست خود را پیدا کنند.

با فراهم کردن محیط کاری که در آن، بازخورد مورد استقبال قرار می‌گیرد، گام بلندی در راه رشد شرکت و اعضای آن برمی‌دارید.

رهبران صحت بازخورد را اثبات می‌کنند

فرهنگ غنی تبادل بازخورد، باید از مقامات بالای سازمان شروع شود. تنها یک قدم اشتباه رهبر، ممکن است همه‌ی فرآیند را تخریب کند. اگر فردی که ایده‌های خوبی در ذهن دارد مورد بی‌توجهی قرار بگیرد یا فرصت اظهار نظر پیدا نکند، سایر اعضای سازمان نیز از صداقت و ذهنیت باز خود دست می‌کشند.

شما به‌عنوان یک رهبر وظیفه‌ دارید به همه‌ی اعضای تیم نشان دهید از بازخوردهای سازنده استقبال می‌کنید و دوست دارید عملکردتان را بهبود دهید. زمانی که در عمل ثابت می‌کنید پذیرای بازخورد هستید (حتی اگر آنچه می‌شنوید مطابق میلتان نباشد)، به اعضای تیمتان کمک می‌کنید اعتمادبه‌نفس لازم را برای بیان عقایدشان به دست آورند. همچنین مجموعه‌ای از هنجارها در شرکتتان پایه‌ریزی می‌کنید که به کمک آن، خودتان هم می‌توانید به دیگران بازخورد بدهید.

بازخورد سازنده یک مهارت است نه یک استعداد ذاتی

یک فرهنگ بازخورد صحیح، به کارمندان اجازه می‌دهد آنچه نیاز دارند تغییر دهند؛ اما این کار را به شیوه‌ای پیش می‌برد که اعتماد بین افراد تضعیف نشود. زیرا اعتماد درون تیمی برای پرورش ارتباطات سازنده در محیط کار ضروری است. خلق چنین محیطی مستلزم کار و مشارکت همگانی است و بدون تلاش، حاصل نمی‌شود.

امروزه شرکت‌های برتر جهان با برگزاری کارگاه‌های آموزشی، فرصت خوبی برای کارمندانشان فراهم می‌کنند که مهارت‌های مرتبط با دریافت و ارائه‌ی بازخورد را یاد بگیرند و تمرین کنند. به‌این‌ترتیب کارمندان متوجه می‌شوند که انگیزه‌ها و نیات شخصی، نقشی در پروسه‌ی تبادل بازخورد بازی نمی‌کند.

فرقی نمی‌کند که با اعضای ارشد یا جوان‌تر شرکت صحبت می‌کنید؛ بیان صادقانه‌ی بازخورد درصورتی‌که با احساس همدلی و درک متقابل همراه باشد، به ارتباطاتی بهتر و قوی‌تر منجر می‌شود و بازدهی کلی شرکت را افزایش می‌دهد.

باز نشر از دو سایت زیر:

 سایت: 👇

https://www.faragostar.net/essential-team-management-skills/

و سایت: 👇

https://www.zoomit.ir/business/267977-build-a-feedback-friendly-culture/