برگه دان

برگه دان، [ ۱] یک جعبهٔ چوبی یا فلزی است که خانه ها و کشوهای متعددی در آن تعبیه شده است. فهرست برگه ها با روش و نظم خاص در کشوها جای می گیرند. از قسمت جلوی کشو میلهٔ متحرکی که نوک آن دکمه مانند است به داخل کشو رد می شود. این میله از سوراخ تمام کارت های کشو عبور می کند و آن ها را ثابت نگاه می دارد. تعداد کشوهای برگه دان ۱۵، ۳۰ و ۶۰ خانه یا بیشتر است. هر برگه دان ۶۰ خانه گنجایش حدود ۸۰۰۰۰ کارت را دارد. کشوی کارت ها، از چوب یا پلاستیک یا ترکیبی از این دو ساخته می شود. در قسمت جلوی هر کشو زبانه ای برای بیرون کشیدن کشو از برگه دان تعبیه شده، به علاوه محفظه کوچکی برای نصب راهنمای محتویات کشو در نظر گرفته شده است. از آن جا که برگه دان از پرمراجعه ترین وسایل کتابخانه است، آن را زیبا و محکم و پراستقامت و از جنس اعلا می سازند و ساختن آن به عهده متخصصان این حرفه است. در انتخاب نوع چوبی یا فلزی برگه دان، علاوه بر استحکام آن به ثابت بودن و تغییر شکل نیافتن آن در مقابل گرما و سرما باید توجه کرد. کشوها باید استاندارد ساخته شوند تا جابه جایی آن ها مسئله ایجاد نکند؛ به راحتی در محفظه خود جای گیرند، و به راحتی هم بیرون کشده شوند. [ ۲]
• روی هر کشو باید برچسب هایی که به وضوح محتوای آن کشو را نشان دهید، نصب شود.
• روش تقسیم برگه های فارسی در برگه دانها از بالا به پائین و از راست به چپ است. بدین ترتیب که اولین کشوی سمت راست در بالا با حرف آ شروع می شود و بعد ادامه برگه ها در کشوی زیر آن و به همین ترتیب ادامه پیدا می کند تا آخرین کشوی سمت راست تمام شود. بعد از آن اولین کشوی ردیف دوم الی آخر، بطریقی که حرف ی در پایین ترین کشوی سمت چپ قرار گیرد.
• اگر یک کشو اختصاص به کلیه شناسه هایی دارد که با یک حرف الفبا شروع می شوند کافی است که روی برچسب آن کشو تنها همان حرف نوشته شود. مثلاً ن نشان دهندهٔ این است که در داخل این کشو کلیه برگه هایی که با کلمهٔ ن شروع شده اند قرار دارد.
• در حالتی که دو یا چند حرف الفبا در داخل یک کشو قرار دارند باید مشخص نمود که از چه حرف تا چه حرف الفبا در داخل این کشو قرار گرفته است مثلاً ر - س نشان می دهد که کلیهٔ مدخلهایی که با حروف ر، ز، س شروع می شوند در داخل این کشو قرار دارد.
• هرگاه دو یا چند کشو اختصاص به یک حروف الفبا داشته باشد روی برچسب کشوی اول حرف الفبای مربوطه و سپس یک خط تیره و بعد از آن حروفی را می نویسیم که قبل از حروف اولین مدخل کشوی بعدی است. بین آخرین حروف یک کشو با اولین حروف کشوی بعدی از نظر حروف الفبا هیچ فاصله ای نباید موجود باشد تا هر شناسه ای را با هر ترکیبی از حروف الفبا بتوان در یکی از کشوهای برگه دان قرار داد. [ ۳]