نرم افزار اداری

نرم افزارهای اداری: بخشی از نرم افزارهای کاربردی هستند که به اتوماسیون فرایندهای یک سازمان در حوزه خدمات اداری می پردازند. سیستم های اطلاعات اداری ( OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS ) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعات حمایت می کند. سیستم های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت ( MIS ) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند. [ ۱] کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن ها بوده و در نتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند. بسیاری از نرم افزارهای اداری در واقع سیستمهای اطلاعات اداری ( MIS ) یا از زیرگروه آن برنامه ریزی منابع سازمانی ( ERP ) هستند.
نرم افزارهای اداری با هدف اتوماتیک سازی فرایندها، کاهش هزینه ها و افزایش کارایی در سازمانها به کار می روند. لیست این نرم افزارها بسیار طولانی و متنوع است امااز این لیست می توان کاربردی ترین ها را در یک لیست معرفی کرد[ ۲] :
• 1 - مایکروسافت آفیس و PDF Reader
• 2 - اوتلوک ( Outlook )
• 3 - مدیریت پروژه
• 4 - نرم افزار حسابداری
• 5 - تقویم گوگل
• 6 - استیکرهای یادداشت ویندوز
• 7 - سامانه پیامک
• 8 - سیستم تلفنی
• 9 - شبکه داخلی
• 10 - چت داخلی
• 11 - امضای دیجیتالی اسناد
• 12 - فکس اینترنتی
• 13 - نرم افزار CRM ( مدیریت ارتباط با مشتری )
گاهی تعیین مرزهای دقیق و تفاوتهای بین نرم افزارهای اداری با دیگر سیستم های مدیریت اطلاعات امکان پذیر نیست و عنوان نرم افزارهای اداری باید اندکی با تأمل استفاده شود. به هر حال اصطلاح نرم افزارهای اداری در ایران رواج دارد و معمولاً شامل این گروه از نرم افزارها می شود:
این دسته از نرم افزارها به اتوماسیون فرایندهای اداری و ارتباطات سازمانی می پردازند. کارها، درخواست ها، دستورها، و … در ساختار چرخهٔ کاری ( work flow ) بین پرسنل مختلف سازمان به گردش در می آید. از دیگر سو، بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیت های اداری را اتوماسیون اداری می نامند. نرم افزارهای این سیستم را نرم افزارهای اتوماسیون اداری می نامند.