مدیریت اداری

مدیریت اداری مجموعه ای از فعالیت های روزمره اداری است که مربوط به برنامه ریزی اداری و مالی، ضبط و صدور صورت حساب و توزیع فیزیکی و تدارکات دفتری در یک سازمان می باشد. کارمندی که این فعالیت ها را انجام می دهد، مدیر اداره یا مدیر دفتر نامیده می شود، مدیر اداره نقش کلیدی در زیرساخت های سازمان را برعهده دارد. بسیاری از کارهای اداری به مهارت های پیشرفته در برنامه های نرم افزاری ( مانند مایکروسافت ورد، اکسل، اکسس، پاورپوینت ) نیاز دارد. همچنین مدیریت اداری از نظریه های هنری فایول ( تئوریسین معروف مدیریت، اهل فرانسه ) می باشد که از جامع ترین نظریه ها دربارهٔ مدیریت دولتی ( مدیریت عمومی ) و همچنین مدیریت صنعتی است. [ ۱] [ ۲] [ ۳] [ ۴] [ ۵]
یک مدیر اداری مسئولیت فعالیت های اداری در یک سازمان را بر عهده دارد. فعالیت های اداری شامل کارگزینی، مدیریت منابع انسانی، امور اداری و مالی، بودجه و . . . می شود. این مسئولیت ها می توانند بسته به نوع کارفرما و سطح تحصیلات متفاوت باشد. [ ۱] [ ۲] [ ۶]
هنری فایول نظریه مدیریت اداری را به ۶ فعالیت مدیریتی و ۱۴ اصول مدیریتی تقسیم بندی کرد. [ ۳] [ ۴] [ ۷]
هنری فایول در رساله ای که از او منتشر شد فعالیت های سازمان ها را به شش دسته زیر طبقه بندی کرد:[ ۳] [ ۴] [ ۵]
• فعالیت های فنی ( تولید، تکامل، تطابق )
• فعالیت های تجاری ( خرید، فروش، مبادله )
• فعالیت های مالی ( تخصیص منابع مالی و استفاده بهینه از منابع مالی )
• فعالیت های امنیتی ( حفظ اموال و افراد )
• فعالیت های حسابداری ( محاسبه موجودی حساب، تهیه ترازنامه مالی، نگهداری حساب ها و تدارک اطلاعات آماری )
• فعالیت های اداری یا مدیریتی ( برنامه ریزی، سازماندهی، فرماندهی، هماهنگی و کنترل )
اصول چهارده گانه مدیریت اداری هنری فایول عبارتند از:[ ۳] [ ۴] [ ۵] [ ۷]
۱ - تقسیم کار: اصل تقسیم کار یا تخصصی کردن نیروی کار بیان می کند که کارهای بزرگ باید به کارهای کوچک تر بین افراد یا گروهی تقسیم و واگذار کرد که باعث می شود هر فرد یا گروهی بر روی حوزه فعالیتی خود تمرکز کند و مهارت کسب کند.
۲ - اختیار و مسئولیت: حق دستور دادن و پاسخگویی مسئولیت در نتیجه ی اختیار داشتن است و اگر به مدیر اختیار داده نشود نمی توان او را بازخواست کرد.