دفتر اسناد رسمی

یک دفتر اسناد رسمی ( یا دفتر اسناد عمومی ) در حقوق عرفی نهادی مدنی و که معمولاً متشکل از یک مأمور دولتی است که توسط دولت برای ارائه خدمت به مردم برای موارد غیر - متنازع فیه از قبیل اعمال حقوقی و سپردن اختیارات تام و کسب و کار خارجی و بین المللی تعیین می شود. برخی از عملکرد اصلی دفتر اسناد رسمی شامل تصدیق ها، اقرارنامه ها و اظهارنامه های قانونی، و تصدیق و اجرای کلاس های خاصی از اسناد، و تأیید و تصدیق اعمال حقوقی و نقل و انتقالات، و ارائه رونوشت یا کپی اسناد انجام برخی اقدامات رسمی و قانونی دیگر از قبیل ارائه نمونه های رونوشت یا کپی از اسناد دفترخانه ای و انجام برخی دیگر از اقدامات رسمی بسته به حوزه قضایی می باشد.
تشکیلات دفتر اسناد رسمی در «حقوق رومی - ژرمنی» تا حدود زیادی دارای شکلی سازمان یافته می باشد و در حقوق فرانسه، سوئیس و آلمان در تضمین امنیت معاملات در کشورهای یادشده نقش دارد. [ ۱]
طبق قطعنامه ای که به اتفاق آراء نظام های سردفتری عضو اتحادیه اروپایی در ۲۳ مارس ۱۹۹۰ در اجلاس مادرید به تصویب رسید: «سردفتر مأمور به انجام خدمات عمومی است که به نمایندگی از حکومت برای اسناد تنظیمی، نگهداری، رسمیت و قدرت اثباتی و اجرایی را تضمین می کند. »[ ۲]
سردفتر برای آن که در انجام حرفه خود از استقلال لازم برخوردار باشد، در چارچوب یک شغل آزاد که موضوع آن اعمال حقوقی غیرترافعی است، فعالیت می کند. [ ۲]
سردفتر به عنوان مأمور به انجام خدمات عمومی یا نماینده قدرت حاکمه در زمینه مقررات و آیین نامه ها، تابع قدرتی است که او را منصوب کرده است. به عنوان یک فرد صنفی آزاد نیز در چارچوب های حرفه ای خود باید از اخلاق حرفه ای حاکم بر حرفه تمکین کند. [ ۲]
در نظام های سردفتری اتحادیه اروپایی، مجموعه مشترکی از هنجارها و رفتارهای حرفه ای وجود داشته بنابراین مجموعه مشترکی از نظامات حرفه ای را به وجود آمده تا برای هماهنگی در رویه ها و تجربیات حرفه ای در اعمال حقوقی فرا مرزی به کار گرفته شوند. البته این مجموعه نظامات، جایگزینی برای مقررات ملی حاکم بر حرفه در کشورهای عضو نمی باشد. [ ۲]
سردفتر حقوق دانی با تحصیلات عالی است که بعد از سپری کردن آزمون های مختلف، کارآموزی و با نظارت مستمر حکومت می تواند به این حرفه بپردازد. [ ۲]
او با استقرار در مکان جغرافیایی مشخص دسترسی دیگران را به خدمات خود در قلمرو سرزمینی ملی خود ممکن میسازد. [ ۲]

محل کار سردفتر اسناد رسمی. این دفتر، که قبلاً آن را محضر می گفتند، مرجع قانونی و رسمی است که مطابق با مادۀ ۲۲ قانون دفتر اسناد رسمی، توسط شخص واجد شرایط و با اجازه ادارۀ ثبت اسناد و املاک، که از ادارات وابسته به قوۀ قضائیه است، تأسیس می شود و مسئولیت ادارۀ آن با سردفتر است. یک نفر دفتریار، تعداد کافی مُحَرِّر و کارمند اداری از همکاران سردفترند. وظیفۀ دفتر اسناد رسمی، ثبت معاملات و اسناد در دفاتری است که ادارۀ ثبت در اختیار آن ها قرار می دهد. مطابق با مواد ۴۶ـ ۴۷ و ۴۸ قانون ثبت، ثبت بعضی معاملات، در دفتر اسناد رسمی، اجباری است، مانند کلیۀ معاملات غیرمنقول، رَهن، هِبِه، صُلح نامه، شرکت نامه؛ هم چنین ثبت اسناد کلیۀ عقود و معاملات راجع به عین و منافع املاکی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده است. از دیگر وظایف دفاتر اسناد رسمی، ثبت وصیت نامۀ رسمی یا وصیت نامۀ سرّی، گواهی امضا، تنظیم اِقرارنامه و تقسیم نامه است. اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد، سند رسمی محسوب می شود، و ادعای جعل نسبت به آن مسموع نمی باشد.