بایگانی ارشیو

تاریخچه آرشیو
از زمانی که بشر توانست مدارک مربوط به زندگانی و فعالیت های اقتصادی و نیز جزئیاتی از زندگی شخصی خود را برروی مواد و اجسام با دوام ثبت کند. و در مکانی گرد آورد، آرشیو به وجود آمد.
تفاوت بایگانی و آرشیو
بایگانی به تعداد سازمان ها وجود دارد و اسناد آن معمولاً در معرض نقل و انتقال و تحویل است.
اسناد بایگانی ارزش های متفاوتی دارند و گاه ارزش خود را از دست می دهند.
اسناد بایگانی برای انجام امور سازمانی و جاری است.
بایگانی بستر و خاستگاه اسناد آرشیوی است، در حالی که عکس آن صحیح نیست.
بایگانی خاص امور دفتری و سازمانی است.
در حالی که اسناد آرشیوی این مشخصات را داراست:
عصاره و چکیده بایگانیها و مکاتبات اداری است.
ارزش نگهداری دارد.
معمولاً مربوط به امور جاری نیست و مشمول گذشت زمان می گردد.
ویژگی های اسناد آرشیوی [ویرایش]
حاصل فعالیت یک سازمان اند
از نظر ظاهری متنوع اند و گاه منحصر به فرد.
نسخ معدودی از آن ها وجود دارد.
به مرورزمان جمع می شوند.
در خدمت سازمان مادر و عامه مردم اند.
صفات فیزیکی آن ها چندان قابل کنترل نیست.
اصول آرشیوی [ویرایش]
اصل منشا یا خاستگاه ( Provenance ) : این اصل حکم می کند که اسناد به شکل اولیه شان حفظ شوند تا ترتیب آن ها به هم نخورد.
اصل نظم اولیه ( Original order ) : پدید آورنده بر اساس منظور خاصی اسناد را در کنارهم چیده و فرض برآن است که آن ترتیب، دارای منطق است و نباید آن را از بین برد. [۱]
وظایف آرشیوی [ویرایش]
سیاست گذاری
شناسایی و دریافت
ارزشیابی
ثبت
طبقه بندی
خدمات اطلاع رسانی
حفاظت و نگهداری
مرمت
آموزشی
تاریخ شفاهی
جستارهای وابسته
منابع
↑ غلامرضا فدایی عراقی. مقدمه ای بر شناخت اسناد آرشیوی. ۸/۱۱/۲۰۱۱.
آرشیویست
آرشیویست در جهت مجموعه سازی، سازماندهی، اشاعه و حفاظت منابع اطلاعاتی جامعه پیشرفت کوشش می کند. در واقع آرشیویست پلی می سازد بین گذشته و حال و آینده که جامعه را در زمان و مکان سیر می دهد. آرشیویست در نمایه سازی بیشتر بر جنبه تاریخ - اطلاعاتی سند تکیه می کند و هر چه سند تاریخی تر باشد، قابلیت استناد و ارزش آن افزایش می یابد. آرشیویست باید ذهنی کاملا خلاق داشته باشد و آموزه های کتابداری خود را در قالب منابع مختلف دیگر که هیچ شباهتی به کتاب ندارد، پیاده کند چرا که در منابع آرشیوی علی رغم منابع کتابخانه ای شاید بتوان چندین موضوع برای هر رکورد اختصاص داد. آرشیویست باید اطلاعات تاریخی زیادی در زمینه خاص آرشیو خود داشته باشد و شاید از جهاتی بتوان گفت همچون کتابدار کتابخانه تخصصی است. به افرادی که در آرشیوها ــ اعم از آرشیو اسناد تاریخی، تحقیقی، حقوقی و اداری ــ مشغول انجام کار هستند و در این وظیفه از تخصص لازم برخوردارند و وظایف یک آرشیویست را انجام می دهند، آرشیویست اطلاق می گردد.
وظایف آرشیویست:
یک آ‎رشیویست دو وظیفه اساسی دارد: 1ــ باید برای حفظ و حراست از اسناد باارزش تحت نظر خود اقدامات لازم را انجام دهد و نهایت کوشش را صرف کند تا کیفیت و ویژگیهای اصلی اسناد حفظ شود، 2ــ اسناد را برای استفاده محققان تاریخ و سایر پژوهشگران آماده ساخته و ارائه دهد. طبق نظر آرشیویست مشهور، سرهیلاری جنکینسون، در کتاب «مدیریت اسناد آرشیوی»، جای وظیفه اول و دوم نباید با هم عوض شود: «طبق قانون و به عنوان نگهدارنده اسناد دولتی اولین وظیفه من این است که هرگونه اقدام لازم را جهت حفظ و نگهداری اسناد به عمل آورم. دراین صورت آیا من چیزی بیش از یک انباردار واقعی تلقی می شوم؟ پاسخ قطعا منفی است؛ زیرا وظایف قانونی من تنها با حفظ و نگهداری اسناد پایان نمی یابد. » [13] ارائه رهنمود، ایجاد هماهنگی، رعایت نظر و ترتیب اولیه اسناد دولتی، ارزشیابی و انتخاب اسناد باارزش نیز از اهم وظایف یک آرشیویست محسوب می شود. بنابراین وظایف آرشیویستها را چنین می توان خلاصه کرد: 1ــ حراست از اسناد باارزش تحت مراقبت 2ــ مشارکت در فرایند افزودن به اسناد موجود 3ــ آماده سازی اسناد جهت استفاده مراجعین و پژوهشگران 4ــ ارزشیابی اسناد باارزش و تفکیک منظم آنها از میان توده عظیم اسناد و طبقه بندی ارزشی اسناد. تمام وظایف آرشیویستها از نظر اهمیت با هم برابرند و نمی توان هیچکدام را نادیده گرفت. امکان دارد نیازهای کوتاه مدت ایجاب کند در هر زمان برای یکی از وظایف اولویت قائل شویم، ولی در یک تحلیل نهایی می توان گفت چنانچه نتوان اسناد را جهت استفاده متقاضیان آماده ساخت، ارزشیابی، گزینش و حفظ و نگهداری اسناد هم بی معنی و بی هدف خواهد بود.
منابع : مایکل روپر، خدمات آرشیوی، ترجمه: شهلا اشرف، مقاله شماره 29، روابط عمومی و امور بین المللی سازمان اسناد ملی.
ماهنامه اطلاع یابی و اطلاع رسانی - شماره7 ( مقاله آرشیو، کتابخانه: آرشیویست، کتابدار )
وظایف آرشیویست دیداری وشنیداری
بازبینی یا بازشنوایی، آماده سازی، رده بندی، مهارت های کار با ابزار و دستگاه های فنی چه به منظور مرمت مواد دیداری و شنیداری و یا کار با آنها به منظور استفاده، بررسی و مرمت فیلم ها، نوارهای مغناطیسی و دیسک های نواری از جمله مهارت های آرشیویست های دیداری و شنیداری است. تعریف آثار دیداری - شنیداری در فرهنگ اصطلاحات تخصصی قانون حق پدید آور و حقوق جانبی آن از سازمان جهانی مالکیت معنوی، اثر دیداری - شنیداری چنین تعریف شده است: اثری است که همزمان برای گوش و چشم گیرایی د . . .