روش‌هایی برای مدیریت زمان در طول جلسه

سلام.

1- میزان دقیق جلسه و شرائط و نقش هر شرکت کننده ای، زمانبندی و برنامه جلسه ای دقیق طراحی کنید و اونرو به اطلاع همه برسونید؛

2-موضوعات رو اولویت بندی کنید؛

3-به هر موضوع به اندازه مناسب، وقت اختصاص دهید؛

4-شما نمیتوانید همه رو راضی کنید؛ پس سلسله مراتب رو رعایت کنید و موضوعات و تبادل نظر رو ابتدا  به متخصصین اون موضوع بسپارید؛

5-اگر تعداد شرکت کننده زیاد است، موضوعات رو به «گروه» بسپارید، نه همه چیزی رو به همه.

6- برای عدم انحراف از موضوع، خواسته و موضوع را خاص کنید و درخواست کنید فقط در این باره صحبت بشه.

7- برای هر موضوع یا فرد یک تایم خاص تعریف کنید و در همان ابتدای جلسه بخواید که محدودیتهای موضوعی و زمانی رعایت بشود. (البته از تذکر مستقیم و تکراری پرهیز کنید.)

8-یه نفر رو مسئول تنظیم و کنترل زمانبندی در جلسه نمایید.

9-دائما در تشکر و تذکّرتون از کسی که خلاصه صحبت کرد و حاشیه نرفت و زمان رو اهمیت داد، تشکر کنید.

10-از دعوت از افراد اضافی (و لو مهم) باشند، پرهیز کنید. برای هر موضوعی فرد لازم اون موضوع رو دعوت کنید.

11- دائم در جلسه سرویس و پذیرایی راه نندازید. (البته اگر جلسه ای طولانی است، دو سه تا تایم تنفّس داشته باشید.)

12- در آخر هر موضوع، خلاصه نظرات رو بگید و اون موضوع رو ببندید که دیگه بهش بر نگردند.

13-در آخر هر موضوع اگه زمان زیادی بُرد، حتما اشاره کنید که زمان رو از دست دادید به خاطر اطاله نظرات و لازمه ملاحظه زمان بشه.

14-تمام اینها باید در فضای احترام (زبانی و عملی)، حفظ سلسله مراتب، پرهیز از نصیحت و نقد مستقیم، همراه با تشکرات، ... باشه.